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員工離職的工作交接如何到位

2018-07-26 閱讀次數: 2727

離職管理作為企業(yè)人力資源管理的基礎工作，大部分企業(yè)都建立了規范的操作流程，但人力資源部門(mén)或者用人部門(mén)在面對員工離職時(shí)，還是會(huì )遇到頗為頭痛的問(wèn)題：?jiǎn)T工按照程序離職后，尚有多項工作未能完整交接，接手的新人也不能盡快熟悉新崗位工作，進(jìn)而導致關(guān)鍵客戶(hù)流失、重要工作遺漏、珍貴資料丟失等一系列問(wèn)題出現。那么，如何做好員工離職工作交接，使工作秩序不受到影響甚至中斷呢？

資料梳理是關(guān)鍵
每一名員工、尤其那些關(guān)鍵崗位上的員工，在工作中都會(huì )積累大量與工作有關(guān)的文檔資料，這些資料構成了企業(yè)的知識與經(jīng)驗體系，屬于企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的重要組成部分，一旦丟失，企業(yè)需要付出高額的成本代價(jià)進(jìn)行重建。因此，資料梳理就成為離職工作交接的首要任務(wù)和關(guān)鍵所在，具體可以把握三個(gè)環(huán)節：

第一，資料整理。對于離職員工（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“交出方”），部門(mén)負責人或人力資源經(jīng)理在與其進(jìn)行離職面談時(shí)，就要明確資料交接包括的內容及重點(diǎn)，并指導員工在辦理離職審批的同時(shí)，做好對其工作的梳理、交接資料的整理，以及交接表的填寫(xiě)。交接內容應包含負責的工作任務(wù)或項目描述及進(jìn)展情況、對外聯(lián)絡(luò )的資源信息，各類(lèi)文檔資料的書(shū)面及電子資料等。

第二，交接存檔。交出方資料整理完畢后，填寫(xiě)好《××崗位工作交接資料清單一覽表》，并注明資料的存儲方式及存放地后，一并交接給直接上級，由直接上級負責對提交資料全面性和準確性進(jìn)行審核、簽收與存檔。

第三，轉交備份。直接上級將通過(guò)審核的電子與紙質(zhì)資料，轉交新接手該崗位的員工（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“接收方”）存檔與備份，并應要求接收方盡快學(xué)習與熟悉相關(guān)資料。當然，為了加強知識管理，企業(yè)人力資源部門(mén)還可以細化規定，例如：一定級別以上或者公司核心關(guān)鍵崗位的文檔資料，除用人部門(mén)必須備份外，人力資源部或知識管理部門(mén)還應雙重備份。

需要說(shuō)明的是，根據員工崗位和接收方對要接替工作的熟悉程度，接收方也可以直接與交出方進(jìn)行交接，這樣一是可以節省時(shí)間，同時(shí)也能夠一起熟悉一下工作內容，但是直接上級必須一同參與交接，并且要對交接的內容做好審核，避免出現重大疏漏。

交接培訓不可少

接收方獲取崗位相關(guān)的資料以后，如果只是簡(jiǎn)單閱讀或學(xué)習該崗位的文檔資料，尚無(wú)法掌握該崗位的工作精髓，諸多工作細節、技巧、注意事項與特殊情況，都隱藏于各類(lèi)文檔資料的背后，難以通過(guò)閱讀與學(xué)習就能迅速掌握。

在現實(shí)中，往往因為工作的急迫性，無(wú)法給予接收方寬裕的時(shí)間和精力去熟悉與實(shí)踐，新人匆忙上陣，勢必影響工作成效。因此，為了幫助接收方快速掌握新崗位工作內容與要求，交出方所在部門(mén)須及時(shí)組織交接培訓，交接培訓的參與者至少包括3人，即交出方、接收方和直接上級，由交出方對交接工作與文檔資料進(jìn)行全面講解與說(shuō)明，接收方在學(xué)習文檔資料的基礎上，準備好問(wèn)題和記錄本，及時(shí)與交出方有效互動(dòng)，直接上級作為監管者，應負責對交出方講解內容的全面性和準確性進(jìn)行把關(guān)，發(fā)現講解內容有遺漏或者錯誤時(shí)，應立即對培訓內容補充與糾正。對于和該崗位工作流程緊密相關(guān)的同事，也可以請其參與旁聽(tīng)與互動(dòng)，讓接收方對新崗位工作更有整體感和全局觀(guān)，那樣效果更佳。

事實(shí)上，在交接培訓過(guò)程中，用人部門(mén)往往還能獲得意外的收獲，即通過(guò)對該崗位全面工作的梳理與互動(dòng)，發(fā)現其中需要改進(jìn)與變革的內容，在研討的過(guò)程中記錄和整理出來(lái)，可以有效優(yōu)化本崗位或部門(mén)工作。而且，這一環(huán)節的投入對保持工作連續性的作用不可小視，用人部門(mén)不可怕麻煩、耽誤時(shí)間而忽視。

實(shí)操指導上手快

古人云：知易行難。經(jīng)過(guò)“資料梳理”和“交接培訓”環(huán)節，基本上接收方在知識與概念層面沒(méi)有問(wèn)題，但知道并不等同于行動(dòng)，也不等同于會(huì )操作，接收方在實(shí)踐與操作上仍會(huì )感覺(jué)有一定的難度。為了實(shí)現知行合一，保證交接崗位的工作不受影響，在離職交接過(guò)程中，我們還須設置一個(gè)實(shí)操指導的環(huán)節。出于效率的考慮，實(shí)操內容應集中于該崗位的核心業(yè)務(wù)，即經(jīng)常性發(fā)生、重要程度較高的工作任務(wù)。

具體操作是：交出方明確該崗位的核心業(yè)務(wù)，由直接上級予以審核確認。以薪酬福利崗位為例，其核心業(yè)務(wù)主要包括：（1）每月薪酬福利核算與計發(fā)；（2）每月社保與住房公積金業(yè)務(wù)辦理；（3）季度獎金、年度獎金核算與計發(fā)；（4）年度人力成本分析與預算；（5）年度薪酬調整業(yè)務(wù)處理；（6）年度市場(chǎng)薪酬水平調研等。這六項工作是此崗位人員必須熟練操作的內容。用人部門(mén)對崗位的核心工作梳理完畢后，交出方就可以指導接收方對核心業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)際操作，次數至少一遍以上，通過(guò)實(shí)際操作及時(shí)發(fā)現問(wèn)題并處理，確保接收方能夠符合新崗位的實(shí)際操作要求。

通知各方線(xiàn)不斷

無(wú)論哪個(gè)崗位，其對內對外、或多或少都有數目不等的固定聯(lián)系人，如客戶(hù)、供應商、合作伙伴、專(zhuān)家學(xué)者、內部員工等，崗位所承載的各類(lèi)業(yè)務(wù)，基本上也都是通過(guò)該崗位員工與固定的內外聯(lián)絡(luò )人交織在一起。如果員工離職以后，接收方卻不知道該崗位有哪些固定聯(lián)系人，就會(huì )影響工作所涉及的內外聯(lián)絡(luò )順暢有效，不僅會(huì )直接影響工作的正常開(kāi)展，甚至還會(huì )給公司造成實(shí)際經(jīng)濟損失。

因此，當離職交接工作進(jìn)行至此環(huán)節時(shí)，在接收方已對該崗位工作基本熟悉的情況下，應當及時(shí)通知與該崗位有關(guān)的固定聯(lián)系人，確保工作無(wú)縫銜接。以人才招聘崗位為例，交出方填寫(xiě)《××崗位聯(lián)系人一覽表》，將人才招聘崗位的聯(lián)系人全面梳理出來(lái)，具體包括：各部門(mén)負責人、各獵頭公司聯(lián)系人、各招聘網(wǎng)站聯(lián)系人、各高校就業(yè)辦聯(lián)系人等，經(jīng)直接上級審核移交至接收方，由接收方主動(dòng)通知相關(guān)各方聯(lián)系人，從而實(shí)現交接工作的平穩過(guò)渡。如果考慮部分業(yè)務(wù)工作的重要性，企業(yè)還可以采取由交出方帶領(lǐng)接收方逐一拜訪(fǎng)的方式，確保重要工作聯(lián)系不斷。

全面審核防缺漏

全面審核是員工離職工作交接的兜底環(huán)節，即便是公司的制hr369.com度流程對員工離職工作交接進(jìn)行了詳細規定，在實(shí)際操作過(guò)程中仍然容易出現走樣或者偏差的情況。離職管理工作的成效關(guān)鍵在于執行與貫徹的力度，這要求人力資源工作者依據管理流程，對離職工作交接嚴格監督與審核，其中特別要注意兩點(diǎn)：

一是審核范圍。本文介紹的離職工作交接流程，不應局限于員工離職單一類(lèi)型，只要是人員離開(kāi)工作崗位，工作的承擔者發(fā)生變更，都可以適用于本流程。從這個(gè)意義上來(lái)講，離職工作交接流程也適用于員工內部調動(dòng)、員工休假等多種情形，人力資源部門(mén)可參照員工離職工作交接的程序執行，最大限度避免因崗位與人員變動(dòng)而帶來(lái)的工作效率損失。

二是審核重點(diǎn)。人力資源部應當嚴格按照流程嚴格審核，避免流于形式，將交接資料、交接培訓、聯(lián)系人等作為審核重點(diǎn)，必要時(shí)還可參與具體交接培訓環(huán)節，抽檢相關(guān)的電子或紙質(zhì)文檔資料，定期備份部門(mén)離職材料；對未按照要求執行的，有權暫停內部調動(dòng)或者離職；違規情形嚴重的，人力資源部可在全公司范疇內通報批評，督促相關(guān)責任人履行交接工作的具體的要求，直至責任人按照要求完成為止。






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