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怎樣把解雇面談做得讓HR和員工都舒心？

2018-06-28 閱讀次數: 3116

01
解雇面談中的四個(gè)基本問(wèn)題

在進(jìn)行解雇面談時(shí)，需要重點(diǎn)關(guān)注四個(gè)方面的問(wèn)題，即由誰(shuí)通知（Who）、何時(shí)通知（When）、何地通知（Where）和如何通知（How）。
●由誰(shuí)通知
選擇進(jìn)行解雇面談的主體十分重要。解雇面談的主體應該是直線(xiàn)經(jīng)理，而不是高層管理者或人力資源部門(mén)。相對于公司的其他管理人員，員工更加信賴(lài)其直線(xiàn)經(jīng)理，如果由直線(xiàn)經(jīng)理通知，也能讓員工感到經(jīng)理對他的重視和關(guān)愛(ài)，即使被解雇也比較容易接受。
　　
如果是辭退，那么直線(xiàn)經(jīng)理已經(jīng)掌握了進(jìn)行解雇面談所需信息，因此可對整個(gè)面談?dòng)懈鼫蚀_的把握；如果是裁員背景下的解雇，直線(xiàn)經(jīng)理也需要在面談時(shí)將原因向員工解釋清楚。
在面談時(shí)，可以有第三方在場(chǎng)，例如人力資源部門(mén)的代表，但進(jìn)行解雇面談的主體依然是直線(xiàn)經(jīng)理。第三方在面談中充當調節者和見(jiàn)證者的角色。一方面，在面談過(guò)程中員工出現情緒失控或有過(guò)激行為的情況時(shí)充當調節者，緩和緊張的氣氛，使面談能繼續進(jìn)行；另一方面，也是作為整個(gè)談話(huà)
的見(jiàn)證者，起到公證的作用。
　　
●何時(shí)通知
多數管理者會(huì )盡量推遲解雇面談時(shí)間，直到星期五下午下班之前，在結束解雇面談后感覺(jué)松了一口氣，覺(jué)得終于完成了這件困難的事情。
　　
筆者并不贊同這種做法，選擇在星期五下午進(jìn)行解雇面談并不是一個(gè)很好的選擇，因為這種時(shí)間安排反而使員工在整個(gè)周末都感到焦躁、憤怒和不安，并有可能將這種情緒傳遞給身邊的親友，使不良情緒繼續發(fā)酵，員工也會(huì )有充分的時(shí)間來(lái)思考起訴的問(wèn)題。
　　
而在星期一進(jìn)行解雇面談，則是一個(gè)不錯的選擇，員工將會(huì )有整個(gè)星期的時(shí)間來(lái)尋找新的工作，同時(shí)這樣的時(shí)間安排也會(huì )將這次解雇對其他員工的負面影響降到最低。解雇時(shí)間的最佳安排在以下兩個(gè)例子的比較中可以得到很好的說(shuō)明?！　?/span>
【案例一】周五下午5∶15，張麗正要準備下班，經(jīng)理卻通知她被解雇了。接到通知后，張麗來(lái)不及調整自己的心態(tài)就按計劃參加朋友的聚會(huì )，席間她向好朋友抱怨所受到的不公對待?；丶液?，她又將被解雇一事告訴了丈夫，丈夫立刻開(kāi)始擔心如何支付下個(gè)月的房屋按揭貸款。整個(gè)周末，張麗每到一個(gè)地方，身邊都圍繞著(zhù)對她的遭遇感到憤慨的人，這使得她怒火中燒。整個(gè)周末張麗都對被解雇一事耿耿于懷，周一早上打電話(huà)給她的律師同學(xué)咨詢(xún)是否可以起訴她之前的公司。 
【案例二】周一上午8∶30，張麗接到了解雇通知。張麗用了好幾個(gè)小時(shí)來(lái)思考她的人生，遭解雇令她感到氣憤和心煩，但思考的時(shí)間越長(cháng)，她越意識到先前的工作可能并不適合她。于是她開(kāi)始重新找工作。她買(mǎi)了一份報紙，根據上面的分類(lèi)廣告列出來(lái)一份職業(yè)介紹所的名單，準備第二天去尋找新的工作。當她要向家人和朋友解釋她的處境時(shí)，她已經(jīng)著(zhù)手解決這一問(wèn)題，同時(shí)已經(jīng)有了下一步的行動(dòng)計劃。張麗對被解雇還是不開(kāi)心，但是已經(jīng)能較為冷靜地進(jìn)行處理了。
通過(guò)以上對比可以發(fā)現，同樣是解雇面談，由于選擇不同的解雇通知時(shí)間，其效果完全不同。相對于星期五，星期一顯然是一個(gè)更好的時(shí)間安排。

●何地通知
許多管理者選擇在自己辦公室進(jìn)行解雇面談，而這并不是一個(gè)好的選擇。如果被解雇員工變得憤怒且拒絕離職，或是因情緒崩潰而大吵大鬧，都會(huì )在公司產(chǎn)生不好的影響，甚至影響其他員工的正常工作。
　　
一個(gè)中立的談話(huà)場(chǎng)所是最佳的選擇——比如公用會(huì )議室或空置的辦公室。這種場(chǎng)地有兩個(gè)好處：第一，這是對于被解雇員工最基本的保護。畢竟被解雇不是一件十分光彩的事情，被解雇員工也不愿意讓其他同事聽(tīng)到或看到解雇面談的全過(guò)程，經(jīng)理也可以在結束解雇面談之后離開(kāi)，使當事人在面對同事之前有一些時(shí)間調整情緒。第二，這種安排也避免了其他員工因無(wú)意間聽(tīng)到或看到而產(chǎn)生不必要的猜測，從而影響他們的正常工作，甚至影響到整個(gè)團隊的工作氛圍。
　　
●如何通知
一般來(lái)說(shuō)，解雇面談應該選擇面對面、一對一的通知方式，這樣能使員工感受到管理者對這件事的重視和對員工的尊重。
　　
當然，也有一些例外的情況，這主要取決于企業(yè)文化。在一些企業(yè)中，E-mail被習慣用于通知員工一些重要的信息，因此在某些情況下，通過(guò)E-mail通知員工其被解雇的消息也是可行的。例如，亞馬遜公司會(huì )通過(guò)現場(chǎng)會(huì )議來(lái)宣告裁員的消息，但有一些遠程工作人員無(wú)法參與會(huì )議。為保證不漏掉任何一個(gè)員工，在會(huì )議進(jìn)行的同時(shí)，也會(huì )通過(guò)E-mail將裁員信息發(fā)送到每一個(gè)被解雇員工的郵箱。
　　
某些情況下，選擇群體通知形式也會(huì )比一對一通知更加合適。有時(shí)，裁員可能是撤銷(xiāo)整個(gè)部門(mén)的成建制裁員或規模裁員，此時(shí)選擇群體通知可以使大家了解這不是針對某一具體員工的解雇，但在進(jìn)行成建制裁員或規模裁員時(shí)，一定要對受到影響的員工集中召開(kāi)一系列座談和溝通的會(huì )議，這也是裁員管理中更為重要的裁員幸存者管理問(wèn)題。
　　
那么，解雇面談需要多長(cháng)時(shí)間呢？事實(shí)上，通知員工被解雇的消息一般只需要15分鐘甚至更短的時(shí)間。在解雇面談中，執行者只需做三件事：一是通知員工其被解雇的事實(shí)；二是向其解釋被解雇原因；三是告知員工公司的下一步計劃。
    
執行者要告知員工其被解雇的決定和原因，以及企業(yè)的“下一步計劃”，因為員工得知被解雇后可能會(huì )有激烈反應，因此要使員工了解“下一步計劃”，包括工資、福利、經(jīng)濟補償等在內的具體方案及后續安排，并要結合勞動(dòng)法律法規和企業(yè)規章制度對以上方案進(jìn)行清晰說(shuō)明和解釋。同時(shí)，還應該提供給員工一份離職流程圖，告知其接下來(lái)該如何順利完成工作交接和辦理離職手續。

02
解雇面談的注意事項
　　
為確保解雇面談順利進(jìn)行，解雇面談執行者應做好以下五個(gè)方面的工作：
●充分準備
在解雇面談之前，不僅要對被解雇員工的收入情況、身體和心理特征、人際關(guān)系等方面進(jìn)行了解，還要對解雇員工所涉及到的法律問(wèn)題進(jìn)行分析，要思考其可能提出的問(wèn)題，并事先列出一個(gè)發(fā)言提綱和面談?dòng)媱潯?/span>
　　
●堅持原則，注意語(yǔ)氣和措辭
在進(jìn)行解雇面談時(shí)，執行者要堅持原則、態(tài)度堅定，強調解雇決定無(wú)法更改。同時(shí)，要使用客觀(guān)中立的語(yǔ)氣來(lái)傳達消息。不要試圖表現幽默感，這會(huì )讓被解雇員工感到被嘲笑，不但不利于改善氣氛，反而起到相反的作用。另外，執行者常常傾向于使用間接性語(yǔ)言來(lái)減輕對員工的打擊，但是，間接性語(yǔ)言常會(huì )使員工產(chǎn)生誤解。例如，“你現在做的項目被取消了”，那么員工可能會(huì )認為他將要做另一個(gè)新項目；“我們不再需要你從事銷(xiāo)售了”，那么員工可能認為他將被轉到生產(chǎn)部門(mén)工作。因此，在傳達消息時(shí)一定要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，重點(diǎn)突出，簡(jiǎn)潔清晰。
　　
●善于傾聽(tīng)，主動(dòng)把握解雇面談節奏
在面談中，執行者應主動(dòng)聽(tīng)取被解雇員工的意見(jiàn)，若員工反應激烈，不應與其辯論而要積極傾聽(tīng)，使用點(diǎn)頭或短暫沉默配合員工的意見(jiàn)表達，使其可以冷靜接受事實(shí)。同時(shí)，在面談過(guò)程中，執行者還要主動(dòng)把握好面談的節奏，不要和員工在某個(gè)問(wèn)題上耗時(shí)過(guò)多，注意控制面談時(shí)間。

●避免在解雇面談中討論績(jì)效問(wèn)題
如果是辭退，且辭退程序符合法律法規和企業(yè)規章制度，那么績(jì)效問(wèn)題在先前的績(jì)效溝通中就應詳細討論過(guò)，無(wú)需再次重復。
　　
●不要讓員工感到其被解雇是歧視所致
例如，“我們需要的是沒(méi)有太多家庭方面的壓力，可以在八小時(shí)之外見(jiàn)客戶(hù)的員工”，“我們需要的是精力充沛的員工”，這些語(yǔ)言都可能會(huì )讓被解雇員工感到他們被解雇是由于已婚、年齡太大等原因，而這是歧視的表現，極易引發(fā)勞動(dòng)爭議。

03
解雇面談中的收獲
　　
通過(guò)解雇面談，企業(yè)可以收獲到一些有利于提高團隊績(jì)效和長(cháng)遠發(fā)展的信息。因為相對于其他的在職員工，被解雇員工更易坦誠地談?wù)搱F隊和公司存在的問(wèn)題。而要獲得這些信息，就需要提供給被解雇員工發(fā)表個(gè)人觀(guān)點(diǎn)的機會(huì )，這也能在一定程度上減輕其遭解雇痛苦。而執行者也可通過(guò)其看法、抱怨和建議，了解團隊和公司存在的可以改進(jìn)的一些問(wèn)題并確定改進(jìn)措施。
　　
總的來(lái)說(shuō)，有效的解雇面談對于勞動(dòng)者和用人單位都十分重要，不僅能使雙方的關(guān)系融洽，緩解被解雇員工的痛苦，預防勞動(dòng)爭議的發(fā)生，還能獲取對企業(yè)長(cháng)遠發(fā)展有益的信息。在解雇面談中，如果能對上面所提到的問(wèn)題加以關(guān)注，并在實(shí)施過(guò)程中注意合法、合情、合理的把握，將使解雇面談變得更為有效和人性化。




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