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很多勞動(dòng)爭議，大都由于HR沒(méi)有做好日常的文件保管，以至于因為缺乏重要的證據而讓企業(yè)陷入被動(dòng)。那么，從員工的入職到離職，有哪些文件是HR必須妥善保管又或者重點(diǎn)收集的呢？

入職登記表

《入職登記表》是新進(jìn)員工填寫(xiě)的一份最基本的文書(shū)資料，本意在于了解員工的一些基本情況。

很多HR覺(jué)得這份表格不過(guò)是員工的一個(gè)入職必需的流程，往往不太上心，流于形式。但其實(shí)，通過(guò)這份表格，收集全面的員工信息，能夠有效地幫助企業(yè)規避用工風(fēng)險。

比如，很多企業(yè)的錄用條件約定或勞動(dòng)紀律中都有一條，如果發(fā)現員工的應聘或入職材料中存有虛假信息，屬于嚴重違紀，企業(yè)有權單方解除勞動(dòng)合同而不支付經(jīng)濟補償。那么，在收集員工的違紀事實(shí)時(shí)，員工親筆簽字的《入職登記表》往往是一份非常關(guān)鍵和直接的證據，因為上面清晰地記錄了員工的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及其他信息。
讓每一位新進(jìn)員工親自填寫(xiě)《入職登記表》，內容應當涵蓋員工的年齡、性別、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、健康信息、累計工作年限，與前工作單位的關(guān)系解除情況或競業(yè)限制約定情況等。

勞動(dòng)合同

《勞動(dòng)合同》在員工關(guān)系管理過(guò)程中的重要性已經(jīng)不需要重申了，它涉及員工在勞動(dòng)關(guān)系存續期間的很多切身利益的約定，比如工作時(shí)間，比如工作崗位，比如勞動(dòng)報酬等等，這些信息的約定對于處理其他勞動(dòng)爭議有著(zhù)關(guān)鍵的證明作用，而簽訂《勞動(dòng)合同》，本身也是企業(yè)的法定義務(wù)。
企業(yè)應當在員工入職一個(gè)月內與其簽訂《勞動(dòng)合同》，并應確?！秳趧?dòng)合同》內容涵蓋法律規定的九項必備條款。

勞動(dòng)合同領(lǐng)取簽收表

由于未簽勞動(dòng)合同存有雙倍工資的支付風(fēng)險，企業(yè)對勞動(dòng)合同的簽訂一般都非常重視。但是，卻時(shí)常忽略一些潛在的風(fēng)險。比如，勞動(dòng)合同保管不當、企業(yè)搬遷導致合同遺失等等。一旦因此發(fā)生勞動(dòng)糾紛，一份《勞動(dòng)合同領(lǐng)取簽收表》就能夠輕而易舉地讓員工聲稱(chēng)未簽合同的謊言不攻自破。
在向員工發(fā)放勞動(dòng)合同的同時(shí)，應讓員工同時(shí)簽收《勞動(dòng)合同領(lǐng)取簽收表》，內容應當涵蓋員工的姓名、身份證號碼、勞動(dòng)合同期限、領(lǐng)取日期和簽名等。

試用期錄用條件確認書(shū)

《勞動(dòng)合同法》第三十九條規定，勞動(dòng)者在試用期間被證明不符合錄用條件的，用人單位可以解除勞動(dòng)合同。這意味著(zhù)，企業(yè)要在試用期內解除員工，不僅要證明員工無(wú)法通過(guò)試用期考核，還要確保員工對錄用條件的知情權。即企業(yè)和員工在簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，應當同時(shí)告知員工相關(guān)的錄用條件及考核辦法。否則，該解除違法。
在和員工簽署勞動(dòng)合同時(shí)，應同時(shí)向員工具體說(shuō)明相關(guān)的錄用條件，并讓員工簽字確認知曉錄用條件的內容并愿意遵守。

員工手冊簽閱單

員工手冊作為企業(yè)內部的法律，小到日常管理，大到違紀解除，其作用不可小覷。但是，如果企業(yè)不能證明自己已經(jīng)在事先將員工手冊的內容告知過(guò)員工，則該制度并不對員工產(chǎn)生約束力，且不能作為管理員工或解除員工的參考依據。因此，讓員工確認簽收員工手冊，意義重大。
員工入職時(shí)、制度新發(fā)布、制度修訂后，都應當及時(shí)將內容告知員工，并做好簽收工作，必要的時(shí)候，還應當輔以培訓、考試等方式加強這方面的證據收集。

勞動(dòng)合同變更協(xié)議

大多數企業(yè)在調崗的時(shí)候，都會(huì )事先和員工進(jìn)行商談，達成一致后再將員工安排到新崗。但是，有些員工在新崗工作一段時(shí)間后，會(huì )覺(jué)得不合適，要求調回原崗，此時(shí)，如果企業(yè)沒(méi)有證據證明員工的崗位已經(jīng)做了調整，就很容易發(fā)生扯皮的現象。而如果雙方事先簽有勞動(dòng)合同變更協(xié)議，問(wèn)題就迎刃而解。
凡是與員工個(gè)人切身利益有關(guān)的重要事項進(jìn)行調整時(shí)，都要及時(shí)和員工簽訂勞動(dòng)合同變更協(xié)議，將相關(guān)調整情況作好書(shū)面約定，這些情況包括但不僅限于工作時(shí)間、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報酬、工作崗位、工作內容的變化。

崗位職責說(shuō)明書(shū)

崗位職責，即員工所在崗位需要完成的工作內容及應當承擔的責任范圍。如果對這些內容在事先沒(méi)有進(jìn)行具體說(shuō)明或約定，那么，如何定義員工不勝任工作就沒(méi)有了前提條件，如何判定員工是否不服從工作安排或拒不執行工作職責就沒(méi)有了直接依據，甚至于也無(wú)法判定員工是否存在失職行為。因此，一份員工確認的《崗位職責說(shuō)明書(shū)》是員工上任時(shí)應當準備的必要文件。
新員工入職或者調入新崗時(shí)，企業(yè)應當向員工如實(shí)說(shuō)明該崗位的工作內容、工作要求及考核標準，并應當做好員工的書(shū)面確認工作。
工資條

工資單是很容易被忽視的文件，許多HR都覺(jué)得，只要工資按月通過(guò)銀行轉賬發(fā)放到員工的工資卡中，就沒(méi)必要讓員工一一簽字確認了。即使發(fā)生爭議，企業(yè)也有流水單可以作為證據。

但實(shí)際上，與勞動(dòng)報酬有關(guān)的爭議，比如加班工資、年休假工資、高溫津貼等等，都與工資構成密不可分，而企業(yè)要證明自己沒(méi)有過(guò)錯，就需要通過(guò)工資的具體構成來(lái)進(jìn)行說(shuō)明，因此，讓員工確認工資單，就同時(shí)完成了員工對該月工資數額及工資構成的認可，一旦發(fā)生爭議，就能為企業(yè)避免因為舉證不利而面臨不應有的賠付風(fēng)險。
企業(yè)應當在發(fā)放工資的同時(shí)，讓員工按月簽署工資單，同時(shí)，還可以讓員工確認當月工資是否已經(jīng)足額結算。

勞動(dòng)合同續簽意向書(shū)

勞動(dòng)合同到期終止，企業(yè)或勞動(dòng)者的續簽意向是判定企業(yè)是否需要向員工支付終止勞動(dòng)合同經(jīng)濟補償的直接依據。因此，保留員工的續簽意向，將有效避免日后不必要的勞動(dòng)糾紛。
在勞動(dòng)合同到期前，企業(yè)在征詢(xún)員工續簽意向時(shí)，應通過(guò)書(shū)面形式，尤其是在員工對企業(yè)提出的續簽意見(jiàn)持消極態(tài)度時(shí)，要及時(shí)使員工通過(guò)書(shū)面確定自己的續簽意向，而不能一味任由員工拖延。

病假申請單

員工患病或非因工負傷，在醫療期內企業(yè)的很多權利受到限制，比如特定情形下不得解除勞動(dòng)合同，不得到期終止合同等等。因此，員工醫療期的計算就成了HR的重要工作之一。全國除上海市外的其他地區，其醫療期的計算在跨越醫療期統計周期外時(shí)，是要清零重新計算的，這樣一來(lái)，員工的首次病休時(shí)間就顯得非常重要，不同的起算時(shí)間，會(huì )直接影響員工一次性病休的醫療期長(cháng)短。
企業(yè)應當注意員工每一次病假申請記錄及其相關(guān)診斷證明、考勤記錄等資料的保存，在有條件的情況下，還應為員工建立醫療期臺賬，減少醫療期計算的糾紛。

辭職信

一般情況下，員工主動(dòng)提出離職，企業(yè)正常辦理手續是不會(huì )發(fā)生勞動(dòng)爭議的。但是，現實(shí)中，時(shí)常會(huì )出現這樣的情況，員工直接和上司口頭談辭職，并談好離職日期，之后上司就安排HR著(zhù)手招聘，跟著(zhù)，人招來(lái)了，但是員工反悔不走了。若當時(shí)沒(méi)有及時(shí)讓員工補交辭職信，就真拿員工沒(méi)辦法了。
員工如果提出離職意向，必須要求員工提交書(shū)面的辭職信，否則，應及時(shí)告知員工公司不認可員工的離職要求。

解除或終止勞動(dòng)合同通知書(shū)

企業(yè)單方要和員工結束勞動(dòng)合同關(guān)系的唯一方式就是向員工發(fā)出解除或終止勞動(dòng)合同通知書(shū)。通知發(fā)出的時(shí)間點(diǎn)決定著(zhù)企業(yè)是否需要向員工發(fā)放代通知金，通知上的解除或終止原因則決定著(zhù)企業(yè)是否要向員工支付經(jīng)濟補償。
企業(yè)擬向員工單方提出解除或終止意向時(shí)，應向員工書(shū)面發(fā)出《解除或終止勞動(dòng)合同通知書(shū)》，同時(shí)應確保通知書(shū)送達員工。

協(xié)商解除或終止勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)

協(xié)商解除能夠幫助企業(yè)省卻不少解除流程，免除企業(yè)的法律風(fēng)險，因而是企業(yè)最常用的解除方式。但是，如果企業(yè)和員工就解除口頭達成了一致，卻沒(méi)有形成書(shū)面協(xié)議，勢必會(huì )給企業(yè)留下很大的法律隱患。
企業(yè)和員工協(xié)商解除或協(xié)商終止的時(shí)候，一定要簽訂書(shū)面的《協(xié)商解除或終止勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)》，將解除時(shí)間、補償金的支付、解決的爭議等問(wèn)題明確，以免后患。

離職交接單

員工離職時(shí)，如果沒(méi)有認真辦理工作及財物交接，可能會(huì )給企業(yè)帶來(lái)一定的損失，員工沒(méi)有進(jìn)行工作交接，企業(yè)有權拒付經(jīng)濟補償。因此，妥善整理一份《離職交接單》，不僅能夠幫助企業(yè)做好銜接過(guò)渡工作，也是企業(yè)日后追討損失、拒付經(jīng)濟補償的重要憑證。
企業(yè)應當完善內部的離職手續辦理流程，要求員工嚴格按照規定辦理離職交接手續，填妥《離職交接單》。

競業(yè)限制義務(wù)履行通知

對于企業(yè)的一些關(guān)鍵崗位的人員，企業(yè)往往都能記得也很重視在其入職時(shí)與之簽訂競業(yè)限制協(xié)議。但是，在這些人員離職的時(shí)候，對于是否要求他們履行競業(yè)限制義務(wù)，卻時(shí)常被忽略。如果企業(yè)在員工在職期間與之簽訂了競業(yè)限制協(xié)議，在員工離職時(shí)應當明確是否需要員工履行競業(yè)限制義務(wù)，否則，在企業(yè)沒(méi)有明示，而員工又主動(dòng)履行了競業(yè)限制義務(wù)的情況下，員工可以反過(guò)來(lái)要求企業(yè)支付競業(yè)限制補償。
對于企業(yè)與其簽訂競業(yè)限制義務(wù)的員工，在員工離職時(shí)企業(yè)應當書(shū)面通知員工是否需要其按照約定履行競業(yè)限制義務(wù)。

除上述十五份文件外，還有很多文件都需要HR予以重視，如違紀處理單、解除勞動(dòng)合同證明書(shū)、保密協(xié)議、服務(wù)期協(xié)議等?？偠灾?，企業(yè)的HR應當時(shí)常提醒自己樹(shù)立證據意識，在日常員工關(guān)系管理過(guò)程中，要善于收集證據，妥善保管證據，并幫助企業(yè)建立一個(gè)健全的內部操作規程，以避免不必要的勞動(dòng)糾紛和法律風(fēng)險。

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